Больше чем просто «заправил-отработал»
Для компаний, зависящих от транспорта, учет топлива — это стратегическая задача, а не рутина. Сегодня законно списать каждый литр можно только при одном условии: поездка должна быть безупречно легальна с точки зрения контролирующих органов. Ключ к этому — два обязательных предрейсовых ритуала, упущение любого из которых ведет к финансовым и юридическим последствиям.
Речь о предрейсовом медосмотре водителя и контроле технического состояния автомобиля. Их правильное оформление — не вопрос безопасности, а основополагающее требование налогового учета. Без них ваши расходы на ГСМ превращаются в легкую добычу для проверяющих.
Часть 1: Новые правила игры. Почему медосмотр по Приказу Минздрава № 266Н стал финансовым документом
С 1 сентября 2023 года (с переходным периодом до 1 марта 2024) действует Приказ Минздрава России от 26.07.2023 № 266Н. Он детально регламентирует порядок проведения предрейсовых медицинских осмотров.
Что это значит для бухгалтерии? Теперь отметка о прохождении медосмотра в путевом листе — это не формальность, а юридический факт, подтверждающий законность начала рейса. Путевой лист без этой отметки, сделанной в строгом соответствии с Приказом № 266Н, считается недействительным.
Критически важное уточнение: Где и кем проводится осмотр?
Согласно Приказу № 266Н, предрейсовые и послерейсовые медосмотры могут проводиться только:

1. В лицензированных медицинских организациях (поликлиника, медцентр) по договору с предприятием.
2. Непосредственно на предприятии, но строго в специально оборудованном и лицензированном медицинском кабинете, деятельность которого осуществляется на основании соответствующей лицензии.
3. Обученным медицинским персоналом компании, но только при условии, что предприятие получило лицензию на медицинскую деятельность или заключило договор с лицензированной организацией, которая делегирует своих сотрудников.

Проще говоря: Самостоятельно назначить, например, диспетчера ответственным за медосмотры без выполнения лицензионных требований незаконно. Отметка в путевом листе, поставленная таким лицом, не имеет силы и аннулирует весь документ.
Аналогично с техникой: Требование о предрейсовом контроле технического состояния (ПКТС) установлено законом (ст. 20 ФЗ-196). Его результат также должен быть зафиксирован в путевом листе.
Простой вывод: Если инспектор или налоговик не увидит в путевом листе двух отметок — «Водитель допущен (по правилам Минздрава)» и «Автомобиль исправен»— все затраты по этой поездке (топливо, амортизация, зарплата) будут признаны необоснованными. Вы потеряете право учесть их в расходах.
Часть 2: Три документа, без которых не списать ни литра
Легальная цепочка учета топлива выглядит так:

1. Путевой лист с обязательными отметками нового образца.

• Отметка о медосмотре: Штамп, подпись и печать лицензированного медработника или обученного специалиста, действующего в правовом поле лицензии. Основание — запись в официальном Журнале по Приказу № 266Н.
• Отметка о ПКТС: Подпись ответственного лица (механика, диспетчера) о допуске транспортного средства. Основание — внутренний чек-лист компании.

1. Журнал регистрации предрейсовых медицинских осмотров (форма по Приказу Минздрава № 266Н). Это первичный учетный документ. Именно из него данные переносятся в путевой лист. Его отсутствие или ведение персоналом без надлежащей лицензии — прямое нарушение, делающее отметку в путевке фиктивной.
2. Внутренний документ, подтверждающий проведение ПКТС (чек-лист, журнал, распечатка с диагностики). Унифицированной «карты» не существует, но компания обязана разработать и утвердить форму такого документа локальным актом. Он служит подтверждением того, что проверка была проведена.

Ключевая мысль: Бухгалтер не имеет права принять к учету путевой лист, если отметка о медосмотре поставлена с нарушением лицензионного требования. Это автоматически перечеркивает весь документ.
Часть 3: Пошаговая инструкция: от гаража до Главной книги
Шаг 0 (Подготовительный): Наведите порядок в процедурах.
По медосмотрам: Примите стратегическое решение — заключать договор с медорганизацией или получать собственную лицензию. Назначьте и обучите персонал в рамках выбранной законной схемы.
По ПКТС: Утвердите локальный акт с формой чек-листа, назначьте ответственных.

• Установите железное правило: без двух легитимных отметок в путевом листе — выезд запрещен.

Шаг 1: Документируйте каждый рейс.

• Используйте путевые листы, в которых предусмотрены специальные поля для отметок о ПМО и ПКТС.

Шаг 2: Рассчитывайте и списывайте.

• Бухгалтерия принимает к расчету только путевые листы с полным комплектом отметок, где медосмотр подтвержден действиями лицензированного исполнителя.

Что это дает бизнесу:
Налоговая защита: Расходы на ГСМ будут приняты в полном объеме.
Снижение рисков: Профилактика аварий и административных штрафов.
Прозрачность и контроль: Точный учет затрат и дисциплина.
Часть 4: Цена ошибки. Что будет, если проигнорировать правила
Пренебрежение — это прямая угроза бизнесу:

1. Финансовые потери: Налоговая исключит «неподтвержденные» расходы на топливо, что приведет к доначислению налогов, пеней и штрафов.
2. Административные штрафы: За отсутствие медосмотров или их проведение с нарушением лицензионных требований (ст. 11.32 КоАП РФ): до 30 000 руб. на юрлицо. За выпуск неисправного транспорта (ст. 12.31.1 КоАП РФ): до 50 000 руб.
3. Уголовная ответственность. При тяжелом ДТП с доказанным нарушением правил допуска.
4. Риск признания деятельности незаконной. Осуществление медицинской деятельности без лицензии влечет крайне серьезные последствия.

Заключение: Безопасность как финансовая категория
Сегодня Приказ Минздрава № 266Н — это не только санитарный норматив, а финансовый документ, напрямую влияющий на себестоимость перевозок. Организация медосмотров в правовом поле (через лицензию или договор) — это страховка от многомиллионных налоговых доначислений и гарантия непрерывности бизнеса.
Транспортный бизнес будущего — это бизнес прозрачных и защищенных процессов. Начните с правильного медосмотра, и каждая ваша поездка будет не только безопасной, но и максимально выгодной с точки зрения финансового результата.